Op afstand samenwerken is voor iedereen een uitdaging. Hoe zorg je voor saamhorigheid, loyaliteit en een echt teamgevoel als je elkaar wekenlang niet ziet? ‘Creativiteit wordt steeds belangrijker.’
Naarmate de crisis zich voortsleept, vraagt thuiswerkend Nederland zich steeds meer af: hoe bewaar je op afstand de teamspirit? Aukje Nauta, bijzonder hoogleraar Enhancing Individuals in a Dynamic Work Context, weet het wel: ‘Bel ze, FaceTime ze, app ze, Zoom, Team, GoogleHangout, houseparty met ze. De digitale middelen om in contact te treden zijn eindeloos, zowel groepsgewijs als een-op-een. Vergeet vooral dat laatste niet, want in de groep gooien mensen hun frustratie er minder snel uit dan als je rustig bevraagt of het nog een beetje gaat.’

Videobellen, mailen en chatten houden de workflow op gang, maar helpen ook om betrokkenheid te creëren, weet Juriaan Vergouw, senior account lead bij Omnicom PR Group. ‘Vraag medewerkers hoe het gaat en wat ze nodig hebben. Stuur bijvoorbeeld een kaartje of een thuiswerksurvivalpakket. Toon empathie.’

Zorreltijd
Tosca Gort, arbeids- en organisatiepsycholoog bij Gort Coaching, vindt Zoom en Skype prima tools om te voorkomen dat medewerkers zich opsluiten in hun eigen bubbel. Maar ze waarschuwt gelijk dat niet iedereen de hele dag voor de camera wil zitten, een wens die leidinggevenden moeten respecteren. ‘Doe dan bijvoorbeeld alleen een dagstart en -afsluiting. Vergeet daarbij geen succesjes te delen om de positieve sfeer erin te houden.’

Naast samen werken is het volgens haar ook belangrijk om borrel-, koffie- en sportmomenten met elkaar in te plannen. ‘De Zoomborrel – ook wel de zorrel – is een wijdverspreid fenomeen geworden. Daarnaast is het goed om iedereen in het bedrijf telefonisch te blijven coachen zodat medewerkers zich ondersteund voelen.’

Ondernemerschap
Wie moeten oproepen tot al deze virtuele saamhorigheidsacties? De leidinggevenden of de medewerkers zelf? ‘Allebei natuurlijk!’, zegt Nauta zonder aarzeling. Ze vindt dat je als medewerker vooral aan de bel moet trekken als het lastig wordt. ‘Maak zo nodig een i-deal met je baas: een unieke, individuele afspraak-op-maat over hoe je in deze bijzondere tijden toch je werk kunt doen. De een werkt tijdelijk wat minder of op andere uren, de ander volgt graag een onlinecursus om er een uitdagend doel bij te hebben.’

Deze situatie is voor iedereen uniek, dus nieuwe effectievere werkmethoden zijn vanuit beide kanten welkom, vindt Gort. Medewerkers mogen van haar hun wensen duidelijk kenbaar maken, zolang zij het belang van de organisatie niet vergeten. Vergouw ziet hoe dit soort crisistijden ook vaak ‘ondernemerschap’ creëren. ‘Het maakt iets los. Een mooie manier om andere collega’s en vooral je manager hierin mee te nemen. De crisis als kans om nieuwe dingen te doen waarmee de organisatie verder wordt geholpen, maar waardoor óók jouw positie wordt versterkt.’

Vertrouwen
Leidinggevenden en hun teams mogen van Nauta best disciplinaire eisen aan elkaar stellen. ‘Er helemaal geen to-do-lijst meer op nahouden, maakt je niet gelukkiger en vooral lamlendiger.’ Met elkaar in contact blijven, helpt volgens Gort ‘om de situatie van vóór de coronacrisis zo goed mogelijk na te bootsen’. Omdat het op afstand lastiger is voor leidinggevenden om grip te houden op voortgang, raadt zij aan om deze aan het begin en einde van de dag te peilen. Erop vertrouwen dat iedereen gewoon z’n werk doet is cruciaal. Dat gaat niet van de ene op de andere dag, weet Vergouw. ‘Het heeft even tijd nodig voordat iedereen privé en werk thuis optimaal heeft georganiseerd. Wees geduldig en help je mensen. Communiceer niet alleen klassiek via de lijn. Houd je oren niet dicht voor informele kanalen waar je meer leert over sentimenten.’

‘De crisis als kans om nieuwe dingen te doen waarmee de organisatie verder wordt geholpen, maar waardoor óók jouw positie wordt versterkt.’

Het nieuwe normaal
Mooie adviezen. Maar wat als dit nog veel langer duurt? Wordt het dan steeds moeilijker om dat teamgevoel vast te houden? Nauta: ‘Hoe langer de crisis duurt, hoe meer het loont om de huidige situatie als het nieuwe normaal te omarmen, en dingen te verzinnen waardoor je ook nu je werk in goede onderlinge samenwerking doet.’ Creativiteit gaat dan een steeds grotere rol spelen, voorspelt Vergouw. ‘Maak bijvoorbeeld bij teambesprekingen mensen beurtelings verantwoordelijk voor de organisatie en flow ervan. Het moet vooral leuk en verrassend blijven, waarbij je als manager heel goed weet hoe iedereen erin staat.’

Gort verwacht dat sommige medewerkers extra ondersteuning nodig hebben en andere juist extra ruimte. ‘Zolang er gecommuniceerd wordt over gezamenlijke en individuele doelen, gaat alles goed tot het einde. Misschien zelfs zo goed, dat iedereen na de crisis terugverlangt naar thuiswerken.’

Babyfoto’s en virtuele vrijmibo’s

Deze tijd roept om creativiteit. Met tal van initiatieven blijven organisaties op afstand toch dicht bij elkaar. Drie voorbeelden:

1. BBDO New York – Reclamebureau BBDO New York inspireert de thuiswerkende creatieven met de microsite BBDOyourhome.com. Daarop kan iedere werknemer z’n eigen ‘kantoor’ openen door het huisadres plus een foto te uploaden. Zo ziet iedereen de thuiswerkplek van alle collega’s.

2. SpotX – De ervaringsdeskundige bij videoadvertentieplatform SpotX organiseert quizzen voor werknemers waardoor zij elkaar beter leren kennen. Zo mochten alle medewerkers hun babyfoto’s uploaden die anderen dan met de juiste persoon konden matchen.

3. Omnicom PR Group – Het bedrijf heeft twee keer per week een virtuele stand-up waarbij iedereen een update geeft over zijn werkzaamheden. Via de groepsapp deelt het team tips over thuiswerken en resultaten, maar ook leuke weetjes, grappige video’s en een Spotify-playlist. Ook houden zij een virtuele vrijmibo.