Je collega gaat volgende week op vakantie en vlak voordat hij of zij vertrekt, krijg je een mailtje. Of je ‘een paar’ taken over kan nemen in de periode dat deze collega zelf zit te genieten van de zon in een of ander ver oord. Hoe voorkom je als thuisblijver dat je de hele zomer dubbel werk moet doen?

Het komt zeker voor dat mensen hun werk niet goed achterlaten, weet Tosca Gort, arbeids- en organisatiepsycholoog bij Gort Coaching. ,,Ik denk vaak onbewust, zonder kwade wil. Niet iedereen is super goed in het creëren van overzicht en dan vergeten mensen wel eens aan bepaalde dingen te denken voordat ze op vakantie gaan.” Toch is dat voor de thuisblijvers niet minder vervelend. Nu de vakantieperiode is aangebroken, is het tijd om daar wat tips voor te geven.

1. Ga twee weken voor zijn of haar vakantie om tafel
,,Je kunt de vakanties van collega’s niet negeren, je moet het juist managen”, zegt Gort. ,,Zet een reminder in je agenda en ga twee weken van tevoren alvast bespreken wat voor werk je collega heeft: wat is minder belangrijk, wat kan niet blijven liggen. Dat moet je niet vlak voor de vakantie van je collega doen, nu heeft hij of zij zelf nog tijd om het op orde te maken.” Het beste is, zegt Gort, om gewoon vragen te stellen, en dat nog een keer te doen de week van tevoren. ,,Je moet een klein beetje op de managementstoel gaan zitten.”

Dat beaamt organisatiedeskundige Kim Spinder. ,,Stel aan je collega de vraag wat het ergste is dat er kan gebeuren als het werk niet af is. Moet je echt iets overnemen? Of kan het wel een paar weken blijven liggen? Als dat laatste het geval is, hoef je het niet op te pakken.”

2. Kijk uit voor complimenten deze periode
Wees alert deze periode, waarin collega’s (bijna) op vakantie gaan. Dat zegt Kim Spinder. ,,Collega’s proberen inderdaad dingen af te schuiven. Soms proberen ze je er zelfs in te luizen. Dan krijg je een compliment, hoe goed je bent in je werk. Dat is het eerste signaal”, zegt ze. ,,Dan maken ze je heel belangrijk en doen ze net alsof er niemand anders op de wereld is. Dan weet je dat je op moet letten.” Voordat je het weet, ben je voor die ene collega een rapport aan het afmaken waar hij of zij ‘écht niet meer aan toekwam’.

Veel mensen zijn geneigd om hun ‘nee’ aan te vullen met redenen waarom ze iets niet kunnen doen. Daarmee zwak je eigenlijk je hele verhaal af

Kim Spinder, organisatiedeskundige
3. Je kunt gewoon ‘nee’ zeggen
Spinder vervolgt: ,,Ik heb altijd geleerd: ‘nee’ is een hele zin. Als iemand je mailt of je iets op wil pakken als hij of zij op vakantie is, zijn veel mensen geneigd om hun ‘nee’ aan te vullen met redenen waarom ze iets niet kunnen doen. Daarmee zwak je eigenlijk je hele verhaal af. Alleen ‘nee’ is al voldoende.”
En ja, dat is voor sommige mensen best een drempel, want is het niet te bot? Is er ook een alternatief voor mensen die niet zo direct uit de hoek durven te komen? Spinder heeft een trucje om mee te oefenen: ,,Nee, ik zou je graag helpen, maar ik kan het echt niet doen. Dat begrijp je toch wel?” Dan zeg je nog steeds ‘nee’, maar zonder het af te zwakken, aldus Spinder, die ook veel mensen helpt met het efficiënt inrichten van hun e-mailverkeer.

4. Nóóit een mailbox overnemen
Een belangrijke tip van beide deskundigen: nooit, maar dan ook nooit een mailbox van iemand overnemen. Spinder: ,,Dan weet je echt niet waar je in verzeild raakt. Een groot black hole.” Haar suggestie? Zeg tegen je collega dat ze wel je telefoonnummer in de automatische reply mag zetten, maar geen e-mailadres. ,,Bellen doet niemand. Dan denken mensen vaak, oh, het kan ook wel twee of drie weken wachten. In Nederland is het heel geaccepteerd dat iemand er een paar weken niet is. Dan hoef je niet meteen medelijden te hebben met je collega’s.”

5. Positieve noot: nu kom je echt ergens aan toe
En als je dit dus allemaal goed hebt aangepakt, heb je ineens zeeën van tijd over om dingen op te pakken waar je normaal gesproken niet aan toe komt. Gort: ,,Veel bedrijven werken met cycli waardoor het in de zomer wat minder druk is en je meer tijd hebt om na te denken over nieuwe dingen.” Mits je niet het uitvoerende werk van je collega hoeft op te pakken, natuurlijk. Gort denkt dat het ook niet zo’n vaart zal lopen. ,,Het is ook gewoon een beetje geven en nemen. Je wil zelf ook op vakantie, dus als je het nu gewoon fijn regelt met anderen, is de kans groot dat een ander ook iets voor jou overneemt als dat nodig is. Je moet alleen voorkomen dat de stress tot je oren stijgt.”